Дигиталното работно място – между бъдещето и настоящето

За работното място на бъдещето все още можем само да фантазираме – че в него ще се разминаваме с роботи и ще е оборудвано с джаджи с изкуствен интелект, командвани с глас, поглед и мисъл, или че ще е виртуално и дори няма да има нужда да го посещаваме физически. Но перспективата то все пак да бъде интелигентно, дигитално и в него да няма хартия вече е напълно възможна. 

Това стана ясно по време на конференцията Digital Workplace of the Future, организирана от българското представителство на Konica Minolta.

На пазара вече има иновативни технологии и платформи, които помагат на компаниите не просто да разчупят идеята за работно място, но чрез внедряването на иновативни инструменти да повишат ефективността на бизнеса си. Един служител, например, губи средно 2.5 часа на ден, работейки върху задачи, които негов колега вече е свършил, сочи доклад, публикуван в International Journal of Enterprise Information System.

Според Gartner пък 2/3 от служителите очакват гъвкаво работно време, като ¼ от европейците вече се възползват от това под формата на 1 работен ден от вкъщи. Тази мобилност изисква достъпът до фирмената информация да е бърз и лесен.

Затова и дигиталното работно място е необходимост за компаниите, които искат да оптимизират дейността си. А използването на дигитални документи е възможност, която помага за оптимизацията на процесите, правейки ги по-бързи и по-прозрачни и оставяйки хартията в миналото.

Решенията на Konica Minolta са базирани на алгоритми с изкуствен интелект (AI), давайки възможност на служителите лесно да намират информация, без да губят време в ровене из тежки и необятни класьори, както и ги подсещат за неща като отпуски, наближаващи срокове по договори и т.н.

„Това е офис от настоящето, а не от бъдещето – имаме технологиите и знанията да ги вкараме в употреба“, изтъкна Елена Дречева, изпълнителен директор на Konica Minolta за България. Според нея добавената стойност е свързана с данните. „В момента сме залети от данни и въпросът не е имаме ли информация, а как работим с нея“, смята още тя.

По думите ѝ интересът от страна на бизнеса в Западна Европа е голям, но такъв не липсва и у нас. Дигитални решения тук ползват например „Геотехмин“, „Загорка“, „Шенкер“, А1.

Сектори като логистичния и банковия са едни от тези, които проявяват най-голям интерес и това е разбираемо, защото са засипани с документи. „По-интересното е, че се наблюдава търсене по хоризонталата – в еднакви отдели на различни компании, например HR, маркетинг или финансов“, коментира Димитър Сотиров, бизнес анализатор и отговарящ за IT бизнеса. Обяснението е логично – става дума за роли, ангажирани с управление на голям обем документ, които изпитват трудности и усещат нуждата от внедряване на такава система.

В този контекст една от най-големите бариери пред внедряването на „умни“ решения е „начинът на мислене по-скоро на управляващите компаниите, които са свикнали със статуквото и не искат да променят текущото състояние, въпреки че разпознават ползите“, отбелязва Елена Дречева и добавя, че всяка промяна изисква усилие от две страни – от доставчик и от клиент. С отхвърлящите иновативните идеи „не сме се отказали да работим, а им показваме още и още примери“, казва още тя.

Според нея дигиталното работно място е стратегическо предизвикателство, в това число и за България. „Скандинавските държавни например нямат нито един хартиен документ и не приемат такива, т.е. всичко е дигитализирано и компаниите са принудени да имат такъв тип решения, за да могат да работят с държавата“, обяснява Елена Дречева.

Именно отношението на държавата може да се окаже ключово за решителна стъпка към цифровизацията на процесите, смята Димитър Сотиров и обяснява, че ако администрацията се променя с темпа на бизнеса, няма да има такива излишни изисквания към него. В момента компаниите са задължени да имат разпечатани документи именно заради нормативните разпоредби. „Така че държавата може да помогне на бизнеса да стане по-безхартиен, променяйки своите нагласи“, коментира още Сотиров.

Що се отнася до баланса и може ли дигитализацията да бъде внедрена от раз,, според него това е въпрос на смелост, но така или иначе този момент ще дойде рано или късно. „Сега балансът би бил между документите, които нормативно трябва да са на хартия, и всичко останало“, коментира още Димитър Сотиров, според когото ако нещо не се изисква изрично да бъде в разпечатан вид – „нека да съществува в електронен формат“.