ERP системата, която подрежда бизнеса на Mattoni 1873 в България

Представете си, че влизате в малък квартален магазин и погледът ви се спира на витрината с напитките на PepsiCo - подредена, добре заредена, позната.

Зад тази на пръв поглед обикновена сцена стои много повече от рутинна търговска практика. В основата ѝ е сложна екосистема от изкуствен интелект, бизнес софтуери и данни, която функционира в реално време. Именно тази технологична основа превръща витрината не просто в място за излагане на стока, а в ключов елемент от стратегията за пазарен успех.

„Куадрант Бевъриджис“ АД („Куадрант“) е българското представителство на чешката група Mattoni 1873 и отговаря за производството и дистрибуцията на някои от най-разпознаваемите марки безалкохолни напитки у нас PepsiCo – Pepsi, Mirinda, 7UP, Evervess и Prisun. Компанията е официален дистрибутор на студения чай Lipton, а от 2021 г. развива и марката изворна вода RILANA у нас.

Групата Mattoni 1873 е водещ производител на минерални и изворни води в Централна Европа с дейност в осем държави, 11 фабрики и над 3000 служители. Заради нуждата от модернизация и по-добра интеграция на системи и процеси в „Куадрант“, Групата стартира търсене на нова ERP платформа за компанията.

Локалната поддръжка била разглеждана като стратегическо предимство, осигуряващо бърза реакция, отлично познаване на местните счетоводни и данъчни норми, както и дългосрочна устойчивост на решението. Не на последно място ключово значение имал и наборът от функционалности на системата.

Важно беше софтуерът да е адаптивен към въвеждането на еврото у нас“, отбелязва Красимир Кондев, финансов директор на „Куадрант“.

След анализ, Mattoni 1873 спира избора си на облачното ERP решение Oracle NetSuite, а за внедрител – на българската консултантска компания „Балкан Сървисис“.

Oracle NetSuite е предпочетена заради своята гъвкавост, лесна интеграция с други системи и богатите възможности за персонализация, според нуждите на бизнеса. А интеграторът, заради доказания капацитет за управление на сложни проекти и осигуряването на пълен набор от услуги, включително на място.

Нова ERP система и пълна партидна проследимост

Основната цел на проекта е пълната подмяна на старата ERP система и интеграцията на новата платформа с нов SFA (Sales Force Automation) софтуер. Втората важна цел е осигуряването на пълна партидна проследимост.

В бизнеса с храни и напитки пълната партидна проследимост е от първостепенно значение“, обяснява Слави Славов, Principal Consultant and Partner в „Балкан Сървисис“. И допълва: „Това означава, че при евентуален проблем с дадена партида компаниите трябва не просто да знаят на кой са я продали и да я изтеглят, но и да знаят назад по веригата - кога е произведена партидата, от какви материали и от коя партида са въпросните материали“.

Oracle NetSuite обхваща всички ключови дейности на „Куадрант“ – от производството до групов репортинг. Софтуерът покрива управлението на: търговски политики, промоции, склад, продажби, покупки, счетоводство и финанси.

Особено важен за партидното проследяване и сроковете на годност е модулът за управление на складове (WMS). За работата с него са въведени нови смарт устройства. Допълнително удобство е възможността за достъп до системата от всяко устройство чрез уеб браузър.

В хода на проекта, трансферите между EDI канала (Electronic Data Interchange) на 6 клиента (големите търговски вериги) и ERP системата са автоматизирани.

Проектът обхваща още автоматизираното зареждане на данни за продажбите от дистрибутори в ERP системата. Това включва изчисляване на промоции, разпознаване на разлики и издаване на кредитни известия за бонуси и отстъпки към дистрибутори.

В обхвата на Oracle NetSuite влизат широк спектър от бизнес дейности, сред които: производствени процеси, автоматизирано издаване на сертификати и етикиране на палети. Включени са още търговското управление, складова логистика и доставки, продажби, покупки, както и финансово-счетоводната отчетност. Системата осигурява аналитични справки за подсигуряването на вътрешен контрол и докладване на групово ниво.

Трансформация на ежедневната работа

Системата Oracle NetSuite има 75 директни потребители, но чрез интеграцията със SFA тя повишава ефективността на целия екип на „Куадрант“. Внедреният WMS модул позволява ефективно партидно проследяване и контрол върху доставките.

Виждаме какво се случва с всяка доставена стока, независимо от типа клиент“, обяснява финансовият директор Красимир Кондев.

Слави Славов илюстрира с пример:

Представете си, че търговски представител снима витрина в квартален магазин, след което системата автоматично разпознава наличностите, оценява подредбата, предлага промоции и следи изпълнението на цели. Всичко това е възможно благодарение на интеграцията между ERP и SFA системите“.

Интеграцията с EDI системата автоматизира електронната обмяна на документи с големи клиенти и елиминира несъответствия при фактуриране, подобрявайки отчетността и паричните потоци. Новата ERP система улеснява и финансовите операции – всяка фактура е дигитално архивирана с всички прилежащи документи.

Мога да проследя целия процес по всяка фактура директно в системата“, обяснява Кондев.

Автоматизираният групов репортинг носи съществено облекчение за компанията.

Колкото голям, толкова и предизвикателен проект

В хода на проекта екипът на „Балкан Сървисис“ предприел стратегически мерки за ускоряване на изпълнението и адаптиране към промените в първоначалните обхват и график на проекта.

В подобни комплексни, сложни и продължителни проекти, разбираме, че голяма част от трудностите, с които се сблъскваме като екип, са свързани с начина, по който си взаимодействаме и разчитаме един на друг“, отбеляза Найри Масихи, ръководител на отдел управление на проекти в Balkan Services и част от Project management екипа на проекта.

Тя допълва, че обратната връзка е особено важна, особено в някои еврестични ситуации, свързани със специфични бизнес изисквания, които налагат бърза адаптация, а понякога и преправяне или пренаписване на цялата внедрена логика за определен процес. Благодарение, именно на тази комуникация в хода на внедряването на NetSuite в „Куадрант“ някои от функционалните изисквания били опростени, а определени бизнес процеси – преосмислени.

Проектът беше изключително сложен. Когато стана ясно, че нещата не вървят според очакванията, взехме колективно решение за промяна. В този момент решаваща роля изигра Project management екипът от страна на Balkan Services.“

„С тяхната навременна реакция, висок професионализъм и отлично организирани процеси, успяхме да върнем проекта в правилната посока. Благодарение на техния фокусиран и компетентен подход – както в управлението на бюджета, така и при задачите, сроковете и критичните фактори – постигнахме нужната прозрачност и контрол. Комуникацията беше постоянна и целенасочена, а всяка трудност се решаваше навреме, с активно управление на взаимовръзките между отделните дейности“, обясни Красимир Кондев.

С реализацията на този проект консултантите на Balkan Services доказаха, че притежават висока бизнес, финансово-счетоводна и техническа експертиза да приспособят системата, така че да удовлетворя специфични и нестандартни бизнес изисквания.

За мен като ръководител на проекта най-важният фактор за успеха е екипът – проекти се правят от хора за хора“, подчерта Найри Масихи.

Тя изтъкна и ролята на Красимир Кондев, който отговорно определял приоритетите и активно участвал в управлението на проекта. Слави Славов също открои ангажираността на екипа на „Куадрант“ като решаваща:

Не само мениджмънтът демонстрира силна отдаденост. И останалите служители, с които работих на терен още в първите дни след старта на системата, показаха истински интерес. Бяха любопитни, инициативни, задаваха въпроси и предлагаха идеи за подобрения. Видях желание да направят всичко по най-добрия начин – с търпение, внимание и усилия във всеки детайл.“

Предимствата на местен партньор

Да разполагаш с екип, който познава архитектурата и логиката на решението в детайли, е не просто практично, а стратегически ценно.

Едно от нещата, които най-силно оценявам след проекта, е, че поддържащият екип е същият, който имплементира ERP системата. Това осигурява приемственост и елиминира пропуските на знания за системата, които често възникват, когато поддръжката се поема от нови хора, незапознати с детайлите на решението“, отбелязва Красимир Кондев.

С този проект екипът на „Балкан Сървисис“ показа на практика една от основните ценности на компанията, а именно „Винаги завършваме започнатото“.