Бързи, смели, сръчни в специалните събития

Събитията са за създаване на връзки между хората, но заради пандемията повечето корпоративни събития мигрират в онлайн среда. Събитийната индустрия беше набрала скорост и продължава да е с голям потенциал, но сега и тя е в процес на трансформация.

Да погледнем на нея през историята и опита на една организация - Инсайт Ивентс.

Началото

Компанията е създадена през 2015 г. и оттогава насам работи на пълни обороти. Нейни основатели и управляващи партньори са Елена Рачева-Стоянова и Борислав Йорданов. Преди това двамата работят в  туристическата агенция „Лидия Турс“ – една от първите след 1989 г., създадена е от родителите на Елена. Двамата с Борислав започват да организират събития, работата се разраства и така се стига до обособяване на събитията като отделен бизнес. Постепенно дейността на туристическата агенция замира, но пък Инсайт Ивентс вече е с позиции на пазара. Фокусът е върху корпоративните събития – конференции, конгреси, семинари, тиймбилдинги, продуктово позициониране, галавечери, наградни пътувания.

О, времена

В историята си Инсайт Ивент има един голям връх. Той, разбира се, е от времето преди пандемията, когато организират събитие за 1300 души в района на Калиакра. Възложителят е международна компания за мрежов маркетинг. Престоят е 5 дни, с гала събитие и награждаване, конференция, плаж, развлечения… Събитието е подготвяно в продължение на една година. Логистиката е изпитание за професионализма на екипа, тъй като пристигат хора от цял свят по различно време и с най-различен транспорт. Изводът, който Елена Рачева прави, е,  че събития от такъв мащаб изискват организацията да е на изключително високо ниво. Стандартът за събитие от 50 души не бива да се различава от това за 1300 човека. Трудности няма как да не възникнат, но те трябва бързо да се решават.  Целият екип трябва да мисли в една посока и да работи в пълен синхрон.

Фокус

Специалните събития са емоция, а не реален продукт. Специалното е, че всеки присъстващ или участник, трябва да си тръгне от него с положителна емоция. Да остане спомен задълго у всеки, това е най-трудният за постигане момент. За да може да се получи такъв траен ефект, първото и най-важно е да се разбере какво точно иска и какво очаква клиентът, обяснява Елена Рачева. В желанието си да направи максимума, екипът вече има „обеца на ухото“ и за този случай се сещат винаги, когато имат среща за нова поръчка.

Преди време клиент им възлага да организират събитие за представяне на нов продукт пред дистрибутори. Той иска това да е галавечеря, която да не е стандартна, а да е нещо щуро. Те така се вдъхновяват, че дори не питат какви са неговите представи за подобна лудост. Развихрили въображението си, започват да работят по проекта, като замислят как от таваните да висят аквариуми, да има риби като художествен акцент, тъй като продуктът е от този сегмент. Когато идва моментът да представят своите виждания за вечерта, клиентът отсича, че не е нужно нищо такова. Той просто иска да се осигурят маси, около които хората да стоят и един DJ да ги забавлява.

„Идеята ни беше така рязко отхвърлена, че ние посърнахме“, спомня си Елена. Оттогава още в първия разговор с клиента влизат в детайлите на неговите очаквания за събитието и границите, в които да проявят творчество. Вече добре знаят, че през своите представи клиентът мери успеха на събитието.

Трансформацията

В пандемията специалните събития се провеждат при редица ограничения. Сега най-ясно се вижда кой умее във всяка ситуация да намери начин. Специалните събития се промениха така, че навсякъде започна да влиза виртуален елемент и те станаха хибридни. И то до степен, в която вече се организират онлайн партита, в това число за Коледа и Нова година, а дори и тиймбилдинги. Това е голям тест за нивото на креативност на агенцията, тъй като трябва да се измисли как да бъдат забавлявани хора, които стоят пред екрана.  Хибридната форма ще остане и след пандемията, тъй като се видя, че има плюсове в това. Вместо събитие за 100 души на живо, се правят пет събития за по 20 души. Събитието се дели на по-малки, което за организаторите е по-трудно, тъй като това изисква много повече усилия. Пандемията съществено промени времето за организиране. Вече никой не планира за дълъг период напред, а в съвсем кратки интервали. Това изисква бързодействие, динамика и качество, което не отстъпва на събития, планирани доста по-дълго.

Работата на Инсайт Ивентс е със 70% надолу през 2020 в сравнение с 2019, но пък през 2021 се усеща подем, особено през август, септември и октомври, които са били наситени с корпоративна активност, за разлика от предишни години.

Плюсове

Спестяваме време, когато доверим организацията на специално събитие на професионалисти. Те добре познават добрите места, на които това може да се случи, както и всичко свързано с логистиката на събитието. Цените също не са маловажна причина. Такива компании се ползват със специални цени за настаняване, храна, забавления. Помощта по време на събитието и след него също е от съществено значение. Има дребни детайли, които никой не може да предвиди, но професионалистите вече са минали през тях и нищо не може да ги изненада.

Хоризонт

Това е твърде динамичен бизнес, тук няма рутина, подходът към всеки клиент, както и неговите потребности са различни. Нужна е голяма доза креативност. Събитийната индустрия не е дейност, която ще замре, за разлика от туроператорските услуги. Корпоративните събитие са по-сложни за организиране и компаниите имат нужда от професионално съдействие. След пандемията се очаква да настъпи бум, тъй като хората имат нужда да се срещат и заедно да се забавляват.

Текстът е част от бр. 106 на сп. "Икономика". Публикуването му в Economic.bg е по силата на търговско партньорство между двете медии.