Изкуството на дигиталното управление на проекти

През последните десет години цифровизацията преобрази дълбоко сферата на управлението на проекти. В същото време делът на работата, базирана на проекти, в рамките на компаниите непрекъснато нараства във всички индустрии и функции. Според прогноза на Института за управление на проекти (PMI) компаниите по целия свят ще се нуждаят от допълнителни 2.2 млн. ръководители на проекти до 2027 г. Но какви умения ще са ключови за модерните ръководители на проекти в бъдеще и какви са разликите между дигиталното и традиционното управление на проекти?

Мартина Хюман, ръководител на Групата за управление на проекти във Виенския университет по икономика и бизнес (WU) и академичен директор на Професионалната MBA програма по управление на проекти, говори за новите и традиционните компетенции в управлението на проекти и защо най-важното качество на ръководителя на проекти в дигиталната ера е да бъде истински лидер.

Дигиталната трансформация засегна всички стопански отрасли и дълбоко преобрази и начина, по който се управляват проекти. Самата наличност на нови цифрови инструменти изисква от лицата, взимащи решения, да променят коренно своя подход към управлението на проекти.

„Промените, предизвикани от дигитализацията, са ясно видими във всички индустрии и функции - в някои сфери тяхното въздействие е значително, в други последствията са по-слабо изразени“, казва Мартина Хюман, международно признат експерт по управление на проекти. Тя посочва строителния бранш като пример, в който въздействието е значително: в проектите за строителство всички участващи изпълнители използват дигитални модели на процеси и данни, обобщено наричани строително-информационен модел или BIM, за съвместно планиране на проекти. „По този начин се създава цифрова инфраструктура, която обединява в единна система всички данни, от началото на планирането до етапа на поддръжка“, обяснява Мартина Хюман. Резултатът са синергични ефекти от съвсем ново измерение.

Но какви са уменията и опитът, които се изискват от ръководителите на проекти, с оглед на напредването на цифровизацията с непрекъснато нарастващи темпове? Мартина Хюман отговаря на петте ключови въпроса по тази тема:

Как дигитализацията променя управлението на проекти?

Съвременните софтуерни решения, големите данни, социалните медии и иновативните симулационни технологии отварят нови вълнуващи възможности за дигиталното управление на проекти. Персоналът, работещ по проекта, може да се запознае с напредъка по него с едно натискане на бутон, а външните доставчици, партньори или спонсори могат ефективно да бъдат интегрирани с помощта на холистични облачни решения. Нещо повече, ръководителите на проекти могат да използват инструменти за цифрово визуализиране, за да изобразят различни сценарии, което им позволява да прилагат евентуални промени на много ранен етап и по този начин да спестят много ресурси. В резултат на това проектите стават по-прозрачни за всички участващи страни и се позволява оптимизирането и опростяването на организационните процеси. „Днешните ръководители на проекти работят ръка за ръка с малки роботи, на които те могат да делегират много отнемащи време задачи“, обобщава ситуацията Мартина Хюман.

Какво ще остане непроменено?

Лидерството е и ще остане основна задача за ръководителите на проекти, поради което всъщност би било много по-подходящо да се отнасят към тях като към лидери на проекти. Друго нещо, което не се влияе от дигиталната трансформация, е фактът, че всеки проект е уникален. Нещо повече, въпреки че сътрудничеството със сигурност се улеснява от дигиталните платформи и инструменти, за членовете на екипа е от съществено значение да се съберат на среща лице в лице в началото на проекта. „Успехът на един проект винаги зависи от личните взаимоотношения между членовете на екипа“, подчертава Мартина Хюман.

Възможно ли е да се направи ясно разграничение между конвенционалното и дигиталното управление на проекти?

Според Мартина Хюман разликите между тях не са толкова ясно очертани. Установените методи, които са част от отделните работни пакети, ще продължат да функционират както досега, въпреки че структурният план може да изглежда по малко по-различен начин в сравнение с преди. И докато използването на цифрови инструменти е препоръчително за всеки проект, не винаги е необходимо да се инвестира сериозно в инфраструктура за тази цел. „Дигиталното сътрудничество отдавна се е превърнало в стандарт и за малките проекти.“ Успешното сътрудничество обаче често може да бъде постигнато с помощта на инструменти с отворен код или конвенционални ИТ програми. С други думи, „Редуцирайте максимално.“

Какви умения ще се изискват от ръководителите на проекти в бъдеше?

Днес едва ли има индустрия, в която да не се очаква служителите да бъдат добре запознати с цифровите технологии. Но за ръководителите на проекти очакванията са още по-високи. „Тяхната длъжностна характеристика ще се промени драстично“, казва Мартина Хюман. Тя е убедена, че те ще трябва да действат като истински лидери дори повече, отколкото в миналото, защото „лидерството е изключително важна тема в управлението на проекти, дори повече, отколкото в други сфери на традиционната компания. Това е така, защото проектните екипи са специално сформирани за определен период от време за реализиране на даден проект. Това представлява истинско предизвикателство за ръководителя на проекта, който трябва незабавно да се увери, че проектът протича ефективно. Освен това служителите почти никога не се отчитат директно на ръководителите на проекти, тъй като в повечето случаи проектите се управляват извън съществуващата йерархия. В допълнение ръководителите на проекти често се изправят пред голяма съпротива, тъй като за съжаление, много пъти проектите все още се възприемат като заплаха за съществуващата и установена йерархия на компанията.“

Това означава, че проджект мениджърите трябва да умеят бързо да прилагат адекватни структури и в същото време да ръководят екипа на проекта, за да вършат успешно своята работа. Успехът на един проект винаги зависи от това колко професионално ръководителите на проекти могат да се справят с противоречията и конфликтите на интереси и дали са в състояние да запазят курса, дори когато са изправени пред силни ветрове.

Какви инструменти трябва да използват ръководителите на проекти?

Има огромно и непрекъснато нарастващо разнообразие от цифрови инструменти в различни области. „Всички те имат своите предимства и недостатъци“, казва Мартина Хюман. Jira се използва в много компании, но и широко познати инструменти като MS Projects все още са популярни благодарение на модулната си приложимост. Освен това има специални инструменти, подходящи за гъвкави методи, като Zenhub или Taiga. Други примери, които са  доказали ефективността си на практика, са Clarizen, monday.com и Celoxis.