От лев към евро: Как българските фирми да подготвят софтуерните си системи

Датата, на която България ще влезе в еврозоната, все още не е окончателно ясна. Тя обаче е важна за компаниите в страната, които трябва да пригодят своите софтуерни системи за работа с евро.

Точният момент е отправна точка за бизнеса, защото задава срок, в който фирмите у нас ще трябва да подготвят своя бизнес софтуер, да актуализират фискалните си устройства и да направят други значителни промени, ако искат да продължат да работят безпроблемно и след присъединяването на страната ни към еврозоната.

В официалните източници на информация по темата, като уебсайта за въвеждане на еврото в България, се подчертава, че при някои по-големи бизнеси подготовката ще изисква много часове труд за сметка на работодателите. Първоначалните оценки сочат, че за тази цел са необходими между 6 и 8 месеца. Съветът, който институциите отправят към всеки мениджър, е да предвиди нужните средства в бюджета си.

Всяка софтуерна система, която отчита парични средства в левове, изисква да бъде преработена при преминаване към евро.

Бизнес софтуерите за управление на ресурсите в предприятията ще бъдат засегнати от въвеждането на еврото в България и задължително ще изискват пренастройване.

Колко съществена ще бъде промяната зависи от нивото, до което дадена система е навлязла в управлението на процесите“, обясни Владимир Рашев, управляващ партньор в консултантската IT компания Balkan Services.

Всяка фирма може да работи в различни валути, но една от тях е основната – тази, в която се води счетоводната отчетност. Разбира се, съгласно българското законодателство в момента – това е българският лев. С преминаването към евро, именно основната валута, към която фирмите приравняват целия си бизнес – приходи, разходи, вземания, задължения, наличности и активи, се променя.

Отделно, за известен период от време преди въвеждането на еврото основната валута ще бъде лев, а от системите ще се изисква да представят определени документи и справки в двете валути. След това ще се извърши подмяната на основната валута в евро и отново, за известен период от време от системите ще се очаква да представят определени документи и справки в двете валути (само че този път конвертирането ще е реципрочно).

Всички тези изисквания превръщат цялостния процес по промяна на софтуерните системи в сложен проект за всяка една компания.

Степента на сложност може да е различна при различните типове системи. Причината е, че те са различни и като структура, и като обхват на процесите.

Приемане и въвеждане на еврото – опитът на Хърватия

Хърватия се присъедини към еврозоната на 1 януари 2023 г. За повечето бизнеси в страната подготовката за приемането на единната валута започна през януари 2022 г. и продължи през цялата година.

От IT гледна точка процесът на подготовка преминава през няколко стъпки.

Първата стъпка е подготовката на различните софтуерни решения (основни системи за бизнеса, DWH и др.) и премахването на всичко, което е фиксирано, според местната валута.

Втората стъпка е подготовката на всички основни софтуерни системи за въвеждане на новата валута и извършването на всички необходими предварително промени, така че да е осъществимо, например двойното обозначаване.

Някои възможни предизвикателства по време на тази стъпка бяха вътрешно разработените системи (компанията сама разработва софтуерните си решения) и липсата на ресурси за осъществяване на необходимите промени. Старите системи, които не се поддържат, също бяха казус. Поради това някои от софтуерните системи бяха заменени с други в рамките на процеса на приемане на еврото", коментира Ивана Росанчич, Business Intelligence консултант от екипа хърватската IT компания KOIOS.

Третата стъпка е да се подготвят системите, които не са толкова „видими“ за клиентите, като например DWH, системите за отчитане на различните нива вътре, както и извън организациите.

Четвърта стъпка, паралелна с предишните две стъпки, е свързана с промени в интеграциите между различните системи, най-вече за добавяне на допълнителни полета.

Петата стъпка е свързана с промени в процеса на ранно снабдяване с евро – предварително снабдяване на банки и магазини, за да могат да функционират пълноценно след датата на приемане на новата валута.

Приемането на еврото в Хърватия води и до различни еднократни разходи за бизнеса, като:

• Модернизация на IT системите

Компаниите трябва да надградят IT системите си, за да се справят с операциите в две валути, с преизчисляването на цените и с въвеждането на еврото в системите за счетоводство и финансово отчитане.

• Счетоводни и отчетни промени

Налагат се корекции в счетоводните системи, за да се осигури правилното отчитане в куни и евро, както и да се обработят новите обменни курсове и показване на две валути.

• Обучение

Въведени са програми за обучение на служителите за работа с евро, за разбиране на новите процедури и за използване на актуализираните IT системи.

• Логистични промени

Направени са разходи за производството, разпространението и сигурното съхранение на евробанкноти и монети. Това включва и логистични корекции, като повторно калибриране на банкоматите и POS системите, за да могат да дават и приемат евро от датата на прехода.

• Съответствие и правни промени

Правните разходи и разходите за привеждане на системите в съответствие възникват във връзка с осигуряването на актуализация на всички договори, фактури и финансови документи.

• Физическо управление на паричните средства

Има разходи, свързани с управлението на изтеглянето на куни от обращение и въвеждането на евробанкноти и монети. Предприятията трябва да се справят с плащания в двете валути по време на преходния период, което включва допълнителни мерки за обработка на парите и за сигурност.

• Въвеждане на двойно обозначаване

Въвеждането на двойно обозначаване изисква актуализиране на системите и материалите, за да се показват цените както в куни, така и в евро, като процесът стартира няколко месеца преди официалната дата на въвеждане на еврото.

Ръководствата на компаниите следва да се запознаят и с рисковете, които произтичат от пренастройването на софтуерните системи. Възможните ситуации включват загуба на история, мигриране от начални салда, както и вероятност справките вече да се правят от различно място, освен това определени справки може да се случват по-бавно или да се налага те да се правят на две части.