Лидерството не е интуиция, а информация: BI стратегията на „Бултекс 99“

Всеки търговец го е усещал онзи момент, в който трябва да реши: да поръча ли още от даден артикул, да направи ли отстъпка на ключов клиент, да планира ли нова складова доставка.

В тези моменти се разбира разликата между работа на сляпо и работа с Business Intelligence (BI) инструмент, който в реално време показва динамиката на продажбите, наличностите, маржовете и клиентското поведение. За една търговска компания BI не е просто софтуер това е мениджърски радар в сложна бизнес среда.

В динамична индустрия като тази на работното облекло и личните предпазни средства, навременният достъп до точна и обединена информация е критичен фактор за ефективно управление. За „Бултекс 99“, компания с близо 30-годишна история и силно присъствие на българския пазар, решението идва чрез внедряването на нова BI система businessPace, разработена от Balkan Services.

BI решението, базирано на платформата Qlik Sense, осигурява на мениджмънта визуализирана в реално време информация за ключови бизнес показатели като продажби, наличности и движение на стоки.

Компанията обслужва над 50 000 клиента, от които 15 000 са корпоративни, и предлага над 7 хил. артикула (над 100 000 с размерност) в продуктовото си портфолио.

В края на миналата година компанията беше отличена като победител в класацията на Българската търговско-промишлена палата (БТПП) в категория Топ 100 средни предприятия, класирани по максимален обем на приходите от продажби, максимална печалба, както и максимална рентабилност на приходите от продажби, рентабилност на активите и рентабилност на собствения капитал за последната финансова година.

С мрежа от 22 търговски обекта и онлайн присъствие, обемът на данните и процесите изисква устойчиви технологични решения, които надхвърлят възможностите на стандартните ERP системи и електронните таблици.

Разчитахме на ERP и допълнителна обработка в Excel, включително автоматично генерирани справки извън работно време. Въпреки това се стигаше до ръчно стартиране на процеси и допълнително натоварване. Най-голямото предизвикателство беше да не се блокира работата на екипите, които ежедневно използват ERP системата“, разказва Мирослав Славов, директор продажби в „Бултекс 99“.

В търсене на по-гъвкаво и автоматизирано решение, компанията се насочва към businessPace готова за внедряване BI платформа, която позволява надграждане според нуждите на бизнеса.

Избрахме софтуер, който можеше да бъде внедрен веднага и да се развива с времето. При сравнение с разработка от нулата, разликата в бюджета е съществена, а когато няма пълна яснота за възвръщаемостта, стартирането на подобен проект е трудно оправдаемо“, допълва Славов.

---

Прочетете още

• „Техновит“ и новият начин, по който управлява производството и продажбите си
• Автоматизация на анализа: Системата, която слага край на догадките за продажбите

---

Бърза реализация и стратегическо надграждане

Проектът по внедряване на BI решението businessPace в „Бултекс 99“ преминава през две ясно дефинирани фази, всяка от които, съобразена с реалните нужди на бизнеса.

В рамките на първия етап екипът на Balkan Services интегрира системата с фокус - анализ на продажбите. Благодарение на предварителната подготовка и познаването на Colibri ERP основната бизнес система на „Бултекс 99“, внедряването се реализира в рамките на няколко дни. Утвърдените във времето добри бизнес взаимоотношения между екипите на Balkan Services и ERP доставчика се оказват сред ключовите фактори за бързата интеграция на BI решението.

ERP системата на „Бултекс 99“ беше добре позната на нашия екип, а комуникацията с нейния внедрител традиционно ефективна. Това допринесе за гладкото внедряване на businessPace, споделя Димитър Проданов“, старши управляващ BI консултант на Balkan Services.

Година по-късно, в резултат на активната работа на компанията с платформата, започва втората фаза на проекта надграждане на функционалностите с допълнителни източници на данни. Новите модули включват анализи на наличности, движение на артикулите, доставки и поръчки, като това значително разширява възможностите на системата и я адаптира към нуждите на компанията.

Допълнителната фаза беше резултат от реалната работа с businessPace. Потребителите вече знаеха какво могат да очакват от системата и как тя може да бъде още по-полезна за бизнеса им. Това направи надграждането целенасочено и ефективно“, обяснява Проданов.

businessPace: Ускорител на бизнес анализа в „Бултекс 99“

Проследяването на ключови показатели от продажби и оборот до наличности, движение на артикули и просрочени задължения е ежедневна необходимост за екипа на „Бултекс 99“.

Знаехме какви данни искаме да видим, но създаването на справките, преди внедряването на businessPace често отпадаше като приоритет. Липсваше ни автоматизация, която да ни освободи от рутинната обработка и да осигури навременен достъп до информацията“, коментираха от компанията.

С внедряването на businessPace, анализът вече се извършва на база синхронизирана и периодично изолирана информация от ERP системата.

BI софтуерът черпи данни за периода от 2019 г. (последната предпандемична година) насам. Една от ключовите му функционалности е именно възможността за извличане и фиксиране на данни от конкретни периоди – тя премахва нуждата от манипулации извън одитните срокове.

Системата улавя данните от съответния период и ги репортва последователно, без необходимост от ръчно трансформиране в Excel. Това значително съкращава времето и усилията, необходими за анализ“, обяснява Димитър Проданов.

Днес информацията достига до мениджърския екип много по-бързо, което води до по-кратки цикли за вземане на решения и по-добра оперативна координация. Макар да се използва от ограничен кръг ключови мениджъри, ефектът от системата се усеща в цялата организация.

BI решението ни позволява своевременно да информираме търговските екипи въз основа на актуалните данни. Това е проект с реална, измерима стойност за бизнеса ни“, допълва Мирослав Славов.

Автоматизация без допълнителна инвестиция

След успешното внедряване на businessPace, екипът на „Бултекс 99“ продължава да развива начина, по който използва BI решението, с цел още по-голяма ефективност в управлението на данните. В момента компанията тества автоматични известия и справки например за просрочени задължения които се изпращат директно по имейл или чрез Microsoft Teams.

Целта ни е ключовата информация да достига до хората навреме и по най-удобния за тях начин, без това да изисква задължително работа в самата платформа“, споделя Мирослав Славов, като допълва:

„Оценяваме високо партньорството си с екипа на Balkan Services. И този момент поддържаме активна и конструктивна комуникация. Сред всички софтуерни продукти, които сме внедрявали през годините, с businessPace и Balkan Services получаваме най-високо ниво на обслужване“.