Автоматизация на анализа: Системата, която слага край на догадките за продажбите

Знаете ли, че най-продаваните дивани в София са в неутрални цветове, като сиво, кафяво и бежово, докато във Варна, например, търсенето клони към по-ярки цветове, като червено, жълто и зелено.

Това може да ви звучи като любопитен факт, но замисляли ли сте се с каква допълнителна информация за пазара разполагат вашите конкуренти?

В динамичната бизнес среда информацията вече не е просто ресурс – тя е основен актив, от който зависи дали една компания ще расте устойчиво, или ще пропуска ключови възможности. Способността на мениджърите да използват данните по най-добрия начин е решаващ фактор за успех, докато неефективното управление на ресурсите води до пропуснати шансове за развитие.

Продажбите отвъд интуицията

Да се върнем на примера, с който започнахме – представете си, че сте ръководител на верига магазини за мебели. За да вземете адекватни управленски решения, за Вас е критично важно да знаете какво се продава най-добре във всеки един от търговските Ви обекти – по този начин можете да оптимизирате наличностите и маркетинговите си усилия, без да се лутате в предположения.

В случай че обемът на продажбите е малък, разликите в предпочитанията на клиентите са лесни за проследяване. С разрастването на бизнеса обаче обработката на данни става все по-тежка, а решенията, базирани на интуиция – недостатъчно надеждни.

Как технологиите улесняват анализа на продажбите?

Ако мислим в тази посока, на преден план излизат Business Intelligence (BI) системите. Този вид инструменти обединяват и обработват големи обеми от данни, структурират ги и ги представят по начин, който улеснява анализа и вземането на навременни управленски решения. Това позволява на ръководството на компанията да:

• проследява тенденции и да коригира стратегиите си в реално време;
• анализира потребителското поведение на различни пазари;
• оптимизира складовите наличности и управлението на ресурсите;
• намали риска от грешки и да подобри прогнозите си за бъдещи продажби.

Бизнесите, които разчитат на добре структурирани, реални данни, имат значителна преднина пред конкурентите си. Те не просто следят какво се случва, а разбират защо се случва и могат да предвидят следващите стъпки на пазара.

В този контекст BI решенията вече не са лукс, а необходимост – особено за компании, които искат не просто да оцеляват, а да растат устойчиво.

businessPace превръща данните в работещи бизнес решения

Достъпът до надеждна и добре структурирана информация за продажбите е ключов за всяка компания, която иска да управлява ефективно бизнеса си.

businessPace е BI софтуер, който предоставя тази възможност с няколко клика. Решението е базирано на платформата Qlik Sense и е разработено от консултантската IT компания с 30% пазарен дял в BI решенията у нас – Balkan Services. От 2006 г. насам екипът ѝ е реализирал над 440 BI проекта в различни индустрии.

businessPace е резултат от 18-годишния ни опит в изграждането на BI решения и от работата ни с някои от най-големите компании в България. Искахме да създадем инструмент, който да даде достъп на повече бизнеси – включително малки и средни предприятия – до мощен и лесен за употреба инструмент за анализ на данни", коментира Димитър Проданов, BI архитект и партньор в Balkan Services.

Цялостен поглед върху продажбите

businessPace позволява на компаниите да задават бизнес цели и да проследяват напредъка си на дневна, месечна, тримесечна и годишна база. Данните могат да бъдат анализирани в детайли, като платформата събира информация от множество разнообразни системи, които компанията използва.

Софтуерът може да се интегрира с повече от 25 различни системи – включително счетоводни програми, ERP и електронни таблици. Това осигурява висока степен на гъвкавост и възможност за адаптация спрямо нуждите на всяка компания", обясни Кристиана Драгнева, старши BI консултант в Balkan Services.

Бързо внедряване, лесна употреба

businessPace се предлага на фиксирана цена, а процесът по внедряване отнема до един месец. Интуитивният интерфейс позволява бърза адаптация и не изисква специализирано обучение.

Данни за продажбите в осем ключови дашборда

businessPace, готовото BI решение на Balkan Services, предлага ясен и интуитивен начин за обработка на информацията чрез осем аналитични табла (дашборди). Те осигуряват детайлен поглед върху продажбите, клиентите и финансовите показатели, като позволяват интерактивна работа с данните и откриване на нови бизнес възможности.

businessPace е разработен с идеята да предостави на компаниите бърз и структуриран достъп до ключовите показатели за бизнеса им. Софтуерът събира информация от различни източници и я визуализира в ясен и разбираем формат, който помага на мениджърите да вземат по-информирани решения", обясни Кристиана Драгнева, старши BI консултант в Balkan Services.

Дашборд „На Кафе“ е едно от най-важните табла в businessPace. Инструментът представлява „моментна снимка“ на представянето на компанията за изминалия ден, седмица, месец и година. И по-конкретно дава информация за:

• Какъв е оборотът вчера, тази седмица, този месец, тази година?
• Как се движи компанията спрямо миналата година и спрямо целите за определени периоди?
• Какво е дяловото разпределение по Бизнес Направления, Клиенти, Марки?
• Какви са трендовете за тази година?

Дашбордът показва данни в три основни направления: продуктите с тяхната категоризация; клиентите с тяхната категоризация; и организационната структура на компанията, включително търговци, складове, офиси и мениджъри.

Този тип анализ улеснява вземането на управленски решения в реално време, като позволява бърза реакция при промени в търсенето и продажбите.

Главният дашборд в businessPace предоставя цялостен поглед върху продажбите и включва функционалности като:

• Кои са най-добре/най-зле представящи се Клиенти, Продукти, Услуги?
• Къде има ръст/спад спрямо минали периоди?
• Има ли нужда от коригиращи действия по екипи/направления/бизнес процеси?
• Колко е възможно да се постигнат заложените цели?
• Как един продукт се представя по клиенти?
• Какъв е трендът на продажбите за последните 12 месеца, сравнен с предходната година и целите?
• Какво е представянето на служителите в обработката на поръчките?

Дашборд „Днeвен aнaлиз“ дава възможност за бързо и лесно проследяване на постигнатото, като дава отговори на въпроси като:

• Какъв е оборотът за определен период по направление/продукт/услуга?
• Има ли ръст/спад в количество/оборот, сравнено с миналата година?
• Изпълнени ли са целите за месеца, тримесечието, годината по направление/продукт/услуга?
• Нужно ли е иницииране на препланиране или други дейности, които да подпомогнат изпълнението на целите?
• Кои поръчки са спечелени и кои загубени?

Възможно е да се проследи цялостната картинка за бизнеса и да се види какво се е случило с дадена продажба дори на ниво документи. Така може да се разбере защо дадена продуктова гама не работи добре, както и да се открият грешно въведени документи“, допълва Кристиaна Драгнева.

Дашборд „Клиенти“ позволява бърз анализ на активността и навиците на клиентите. Системата идентифицира кои 20% от клиентите формират 80% от оборота, анализира средния размер на поръчките и маржовете, както и динамиката на потребителското поведение. Таблото дава информация за:

• Какъв е оборотът за определен период по направление/продукт/услуга?
• Има ли ръст/спад в количество/оборот, сравнено с миналата година?
• Изпълнени ли са целите за месеца, тримесечието, годината по направление/продукт/услуга?
• Нужно ли е иницииране на препланиране или други дейности, които да подпомогнат изпълнението на целите?
• Кои поръчки са спечелени и кои загубени?

Дашборд „Продукти и наличности“ дава яснота за представянето на продуктите, текущите наличности и предложенията за доставки. В него има информация за:

• Какво е наличното количество по артикули, колко от него е свободно?
• Каква е стойността на продуктите в склада?
• Какво е движението на себестойността на склада през годините и по месеци?
• Какво е средното количество от даден продукт, което се продава за определен период от време?
• На база осреднените продажби за какъв период напред има налично количество от всеки артикул?
• Има ли продукти, които спешно трябва да се поръчат/произведат или такива, които залежават в склада?

Дашборд „Геоанализ“ – чрез визуализация на продажбите businessPace позволява детайлен стратегически анализ на географското покритие на бизнеса и позволява бърза проверка на факти като:

• Къде на географската карта са разположени продажбите – нетни, в количество, марж?
• Какво е по държава/град/регион продаденото количество/брутно/нетно и делът им, изменението им спрямо предходни периоди, средна стойност на фактура, брой фактури и уникални артикули и сравнението им с предходни периоди?

Геоанализът позволява на компаниите не само да видят къде се реализират най-много продажби, но и да анализират специфичните предпочитания на клиентите в различните региони. Това помага при планиране на маркетингови кампании и оптимизиране на продуктовото портфолио“, обясни Кристиана Драгнева.

Дашборд „Вземания“ дава ясна представа за сумите за текущи и очаквани вземания по просрочия/падежи, с възможност за влизане в детайл до конкретен клиент и документ. Дашбордът дава бърз цялостен поглед върху въпроси като:

• Колко са закъснелите вземания по просрочия, днес в падеж, следващата седмица и бъдещи периоди?
• Какъв е делът на просрочените суми от всички вземания?
• Какво е разпределението на просрочията по периоди на просрочията?
• Кои са клиентите с най-големи просрочени суми?
• Кои са клиентите по характеристиките: Просрочени суми – по типове, брой фактури, изцяло или частично неплатени, най-старо задължение, приходи и % на вземания от приходите, кои документи са просрочени?

На всеки бизнес се случва да има просрочени вземания - целта е тези просрочия да се държат в оптимални граници”, обяснява Димитър Проданов.

И допълва, че софтуерът предоставя информация за това кога се очаква и какви средства да постъпят в компанията от клиенти на база продажбите, а това е особено важно за компаниите, които продават с отсрочено пращане. Такъв тип анализ би могъл да помогне на бизнеса да планира по-добре и да действа превантивно, ако знае кои клиенти могат да направят много просрочия.

Дашбордът Report Generator е инструмент, който дава възможност на всеки, който използва платформата, за няколко секунди сам да създаде повторяеми или ad-hoc справки в табличен вид. Потребителите на системата могат да създадат своя персонализирана справка, като селектират необходимите метрики, избирайки от всички предварително зададени изчисления и сечения в businessPace. Дашбордът позволява задълбочен анализ на данните до ниво ред на документ.

В допълнение, платформата предлага опция за надграждане с персонализирани модули, включително:

• Финансови анализи;
• Управление на доставките и наличностите.

BI системата позволява добавяне на функционалности за анализ на данните за представянето на продукт от партньор или доставчик, а също и анализ за работното време – по този начин, може да се проследи, например времето, в което работници в дадено производство са на поточната линия и колко време почиват.

BI решенията – от големите корпорации към малкия и средния бизнес

Анализът на продажбите чрез BI инструменти вече не е привилегия само за големите корпорации. С решения като businessPace дори малките и средните компании могат да използват мощни аналитични инструменти и да оптимизират своята дейност.

В среда, в която информацията е основен ресурс, способността да се анализират и използват данните ефективно е това, което отличава успешните компании от останалите.

*По данни на ©1991-2024 CBN - Pannoff, Stoytcheff & Co.