Онлайн счетоводството е умният начин за управление на фирмените финанси

Колкото повече се разраства един бизнес, толкова по-сложно става проследяването и управлението на всички негови финансови и счетоводни процеси. Когато настъпи момент, в който всички съпътстващи дейности са непосилни за един човек или дори за няколко, използването на автоматизирана система е едно добро решение.

У нас такава онлайн счетоводна платформа е разработена от българската финтех компания Nula.bg и се предлага чрез услугата Smart Accounts от Yettel. Идеята зад Smart Accounts е да помогне на малкия и среден бизнес да организира лесно и сигурно всички аспекти на своите финанси в една централизирана система – фактуриране, счетоводство, проследяване на плащания и администриране на осигурителните и трудови отношения.

Клиентите на Yettel, които никога преди не са използвали Smart Accounts и искат да разгледат и изпробват решението чрез безплатен тестови акаунт, могат да го направят като изпратят запитване от сайта на Yettel или директно се свържат със своя търговски представител.

По време на безплатния 30-дневен тестови период, клиентите могат да използват пълната гама от функционалности на платформата, за да разберат как работи тя.

А ето и няколко причини защо да изберете услугата.

Лесно за използване и сигурно

Онлайн счетоводството е една от онези стъпки, които правят бизнеса ни „по-умен“. Едно от големите преимущества на Smart Accounts e, че използването на платформата е изключително лесно и не са необходими допълнителни специализирани обучения и обемни инструкции за работа с нея.

В сферата на счетоводството се оперира с информация, голяма част, от която е конфиденциална. Важно е не само тя да не стига до външни лица, но и да бъде съхранявана на сигурно място. Спазването на всички добри софтуерни практики за защита на тези чувствителни данни е сред водещите причини за преместване на счетоводните процеси в облак.

В случая със Smart Accounts всички данни се съхраняват сигурно на сървъри на Amazon, намиращи се на територията на Европейския съюз. Достъпът до тази чувствителна информация се определя само и единствено от администратора, който е активирал съответния абонамент, като той може също да управлява, дефинира достъпи и задава роли на неограничен брой служители за работа с платформата.

За услугата е осигурена 24/7 поддръжка, като тя е достъпна и винаги налична директно от платформата. Допълнителни инструкции, под формата на видеа, са също лесно достъпни в панелите за работа.

Автоматизация

Smart Accounts помага на счетоводителите и собствениците на дружества да прекарват по-малко време в събиране и въвеждане на информация и им осигурява повече време да развиват своя бизнес. Онлайн системата позволява да бъдат задавани бъдещи задачи, които да се изпълняват автоматично. Този процес е изцяло проследим – от изпращането на една фактура до нейното плащане, като е възможно получаване на детайли за всяка една стъпка. Платформата позволява автоматизирани работни процеси, намалява ръчното въвеждане на данни, като така спестява време и усилия на бизнеса ежедневно.

Дейностите в Smart Accounts са обособени в 6 основни модула:

• Фактуриране: позволява да се издават, изпращат и проследяват лесно фактури, като всяка разполага със съответстващ към момента на извършване на проверката статус – „изпратена“, „получена“, „отворена“, „платена“.
• Счетоводство: широка гама от инструменти и функционалности, които помагат във всяка една стъпка от счетоводните процеси. Финансовите трансакции се отразяват автоматично в платформата и се съпоставят със съответните счетоводни сметки. Всяка трансакция е обработена, а администраторът на профила или избран от него служител, само трябва да потвърди, че съвпадението е правилно.
• ТРЗ (заплати и персонал): безценен модул, когато говорим за съответствие с регулациите. Бързо и безпроблемно справяне с процесите по изготвяне на документи и декларации за назначаване на служители, плащане на осигуровки и заплати.
• OCR (Optical Character Recognition): технология с изкуствен интелект за извличане на пълна информация от разходни документи. Данните се разпознават автоматично и се разпределят по всички необходими пера, спрямо зададената дефиниция от съответния администратор на профила. Създаването на записи се осъществява бързо и позволява търсене по ключови думи за по-улеснен процес при работа с документи.
• Достъп до движение на паричните потоци: бърз и сигурен достъп до паричните потоци на дружеството, събрани на едно място. От платформата автоматично могат да се генерират попълнени бланки, като единствено е необходимо те да се потвърдят в онлайн банкирането, следвайки всички задължителни автентикации за това. Платформата спомага за създаване на бланки за масово изплащане на заплати, данъци и дори задължения към доставчици и партньори.

Достъп до данните отвсякъде

Достъпът до базата данни от всяка точка на света е сред големите предимства на Smart Accounts. Единственото, от което имате нужда, е интернет, без значение дали използвате лаптоп, смартфон или таблет. По този начин собственикът, управителят, финансовият директор, както и всяко лице с осигурен достъп, може да следи финансовите отчети.

Анализи

Имате поглед върху всичко на едно място - баланс по сметки, отчети за приходи и разходи, предстоящи плащания и чакащи фактури. Това предоставя възможността за обобщен преглед на всички финансови дейности на дружеството с един поглед.

Диаграми и графики, които проследяват бизнес ефективността в широк набор от стандартни бизнес показатели, като брутна печалба, нетна печалба от нетни продажби и др.

Рентабилност

Услугата Smart Accounts оперира на базата на месечен абонамент, вариращ спрямо нуждите на конкретния бизнес. Ако е по-малък и няма толкова процеси за следене, тогава не са необходими всички инструменти и функционалности на платформата, може да бъде избран подходящ план, което несъмнено е добра новина за прохождащи предприятия. С помощта на платформата един човек би могъл много по-лесно да се справя с цялата работа, което елиминира нуждата от по-голям финансов екип.