Офис еволюция

През 2020 г. работихме от вкъщи. През 2022 г. се замислихме дали имаме нужда и защо да се върнем физически в офиса. 2023 г. предизвика стрес и негодувание от връщането в реална среда, сред колегите. Тази година въпросът е „хибрид“ или друго?

Какво предстои като голяма тенденция, освен 4-дневната работна седмица? За бизнеса и работещите у нас в разговора кой какво печели от хоум офиса, от хибридния начин на работа, от връщането на бюрото, разминаванията и застъпванията на мнения показват, че балансът е крехък.

По данни на второто проучване „Предпочитани работни модели“ на HRS от 2024 г. в сравнение с 2023 г. е ясно едно - принудителното връщане на служителите в офиса е довело до неудовлетвореност и търсене на алтернативни възможности за работа. Служителите, свикнали с гъвкавостта и удобството на дистанционната работа, не са готови да се откажат от нея.

Дистанционна работа или хибриден режим – това може да се договори, така че всички да са доволни. Тази година 49,2% от работодателите предлагат хибриден модел. Популярността на модела "изцяло от офис" намалява до 27,5%. И макар че работата от вкъщи не носи социални бонуси и дори е за по-малко заплащане  (работещите не смятат служебния телефон и компютър за придобивка), през 2024 г. спрямо 2023 г. се наблюдава рязко засилване на желанието за изцяло дистанционна работа сред 58,9% от анкетираните. Въпреки своите опасения относно продуктивността, бизнесите са по-склонни да приемат ползите от хоум офиса – от по-голямата му привлекателност на пазара на труда до по-добрия баланс работа-личен живот.

Но броят на работещите на хибриден модел спада до 41,2% от всички анкетирани. Служителите в хоум офис намаляват до 20,9% от всички. А работещите на бюро са се увеличили до 34,7% от всички анкетирани.

С трима експерти коментираме как и защо се движат „пясъците“ на трудовия пазар и каква е еволюцията на моделите на работа:

Милка Гълъбова: Ключът е в гъвкавостта

  

Милка Гълъбова е ръководител на отдел „Проучвания и консултации“ към HRS Bulgaria. Компанията проучва темата „Ще има ли драстични промени в начина, по който работим, следвайки световните тенденции за връщане на служителите в офиса?“ през 2024 г. сред 70 работодатели представители на бизнеса, сред които най-широко застъпени са секторите на информационните технологии и изнесените бизнес процеси (т.н. аутсорсинг компании) и 660 служители – Снимка HRS

Г-жо Гълъбова, защо се промени толкова нагласата на бизнесите и на служителите по отношение на предпочитания начин за работа? Има ли национални специфики по отношение на предпочитания начин на работа?

Широкото навлизане на дистанционния или хибридния модел на работа през 2020 г. беше предизвикано от наложени ограничения. Свикнали да работим от уюта на собствените си домове, през 2024-а ни е трудно или не желаем да променим модела си на работа. Проучването ни изследва нагласите на компаниите и предпочитанията на служителите конкретно в България, защото смятаме, че има национални специфики – наследството от близкото ни минало, от икономическите и политическите кризи и отражението им върху работната сила. У нас пазарът на труда е малък -  малко над 3 милиона души работят или си търсят работа (по данни на НСИ за първото тримесечие на 2024 г. във възрастовата група 15 и повече навършени години). Компаниите, които оперират на българския пазар, също имат особености.

В проучването се казва, че "балансът между работа и личен живот е от съществено значение за служителите". Защо хибридният начин на работа е отговорът за неговото постигане?

Гъвкавото работно време и/или хибридният модел са средство за постигане на равновесие между работата и личния живот. Ключът е във възможността за избор и гъвкавостта. Освен това редовните срещи с екипа, съвместната работа по проекти и по-добрата комуникация или социалната връзка дава чувство за принадлежност. Изцяло дистанционният модел може в дългосрочен план да доведе до прегряване.

При работодателите данните показват, че 63% от анкетираните работодатели отчитат затруднения в управлението на персонала, 68% забелязват понижение на индивидуалната обвързаност с компанията, 75% виждат затруднената комуникация, която рефлектира на взаимоотношенията, а според 49% от респондентите има понижение на продуктивността. От друга страна, работата изцяло от вкъщи дава преимуществото за по-широк обхват от квалифицирани кадри, не само такива в едно населено място. За работещите това е предимство и са склонни да приемат по-ниски оферти за работа при изцяло дистанционен модел.

Моля, коментирайте тези данни: След като през 2023 г. хибридният модел с гъвкав график бе най-предпочитан (от 64,5% от анкетираните), то през 2024 г. се наблюдава рязко засилване на желанието за изцяло дистанционна работа, изразено от 58,9% от анкетираните. Как специалистите по управление на хора се справят с неудовлетвореността, нуждата от автономност, необходимостта от промяна на средата в офиса?

Когато говорим за предпочитанията на служителите при търсене на нови работни възможности, връщането към изцяло дистанционния модел бе изненада. За компаниите, в които няма специализирани екипи за преодоляване на трудностите при управлението на дистанционни и смесени екипи, не е лесно. Но когато има осъзнат и целенасочен подход и дългосрочна визия за справяне с тези предизвикателства, няма място за притеснение. Обученията на мениджърите за управление на промените са съществени. Все повече компании се насочват от „отворени пространства“ към дизайн „feeling home office”.

Има немалко случаи, в които предпочитаният модел на работа е от първостепенно значение за приемане или отхвърляне на работни оферти. Влияние оказват както позицията (например специалисти в ИТ сферата) и годините опит, така и индивидуалните предпочитания. Новите модели на работа ни дават възможност да се докажем като професионалисти в секторите на информационните технологии, изнесените бизнес процеси, банки, финанси и застраховане, маркетинг, консултантската дейност. За всички работещи от офис хибридният модел е вариант.

Вижда се и интерес към четиридневната работна седмица от страна на служителите. Искаме ли обаче да работим по десет часа на ден, за да си подсигурим три почивни дни седмично? Как работата от 9 до 20 ч. ще ни помогне да балансираме личния си живот с работата? Ще следим развитието на моделите на работа в България.

Силвина Фурнаджиева: Офисът ще е само за екипна работа

Силвина Фурнаджиева е основател и консултант по продуктивност в агенция Супер продуктивност. Работи в сферата на продуктивността, управлението на времето, оптимизацията на проекти, процеси и човешки ресурси с технологични компании, научни институти и институции – Снимка Красимир Свраков

Г-жо Фурнаджиева, как еволюира хоум офисът?

Дистанционната работа се нарича така, именно защото е извън офиса на компанията, но не е ограничена до определено място. Сега работещите имат възможност да избират откъде - самостоятелно или след уговорка с работодателя си. Виждам и засилено съчетаване на пътувания с цел почивка с работа през част от времето.

При бързото пренасяне от офиса към дома през 2020 г. мениджърите се опитаха да пресъздадат офис средата в точно същия ѝ вид онлайн, което увеличи броя срещи и намали възможностите за спонтанен контакт и социализиране между хората. С времето повечето екипи намериха своята формула за ефективна работа.

Как се промени формулата за продуктивност при тези, които работят от вкъщи?

Най-успешните организации с дистанционни и хибридни екипи въведоха максимална гъвкавост на работното място, но и на работното време, като отчитат основно резултатите като мярка за продуктивност. Това позволи и на служителите да адаптират графиците си и да балансират по-добре с личния си живот. Също така, тази гъвкавост позволява на работещите да планират оптимално задачите си, когато са най-продуктивни и да избират най-добрата среда за работа.

Според скорошно проучване на HRS близо две трети от анкетираните работодатели предлагат хибриден модел на работа. Дистанционната работа все още е предпочитана от близо 46% от служителите. Къде се пресичат тези две гледни точки и в какво се разминават?

Очакването на близо половината от служителите е да продължат да работят изцяло в дистанционен режим. За много дейности това е напълно възможно. Но оптималната екипна работа изисква общуване на живо, което да поддържа връзката между хората.

Дори и компании, които са изцяло дистанционни отпреди 2020 г., имат събирания наживо поне веднъж годишно. От друга страна, периодът на изцяло дистанционна работа показа, че има и служители и екипи, които са по-продуктивни, когато съчетават работата извън офиса с тази в него. Затова очаквам хибридният модел да се наложи като най-добрата практика

Каква е цената на хибридния и на хоум офиса за бизнеса? Как са предимствата и недостатъците по отношение на продуктивността?

Едва ли има формула, по която да можем да изчислим цената на тази тенденция за всички компании. Общото между тях са хората, които имат относително сходни възприятия и реакции спрямо работата извън офиса. Служителите, които я предпочитат, я възприемат като проява на доверие и се стараят да го оправдаят с поне същата продуктивност. Често тя се оказва и по-висока, защото, ако е съчетана и с гъвкаво работно време, им дава възможност да работят в оптималното за тях време.

Почти всички опции за дистанционна работа имат предимството, че позволяват на служителите да балансират с личния си живот, което е силно мотивиращо. Поради тези ползи съм убеден привърженик на дистанционната работа и вярвам, че основният ѝ недостатък - липсата на жив контакт с останалите в екипа - може да се преодолее.

Как специалистите по управление на хора се справят с неудовлетвореността, нуждата от автономност, необходимостта от промяна на средата в реалния офис, когато е нужно да върнат служители в хибриден режим?

В организациите, които подхождат оптимално към дистанционната работа, неудовлетвореността е сведена до минимум. Тези организации се стремят да дават на служителите автономност и гъвкавост в организацията на задачите и на работния им ден, независимо от мястото, на което работят.

Удовлетворението е най-ниско в компаниите, в които екипите не виждат смисъл да работят в офиса: например, служителите се събират на живо, за да поговорят с колегите си, но прекарват ден в онлайн срещи. Или имат възможност да работят от вкъщи, за да съчетават грижата за децата си с работата, но работното им време е фиксирано и не позволява да вземат детето си от градина. Грижата за нуждите на служителите и вслушването в тях са основното, което бих препоръчала на организации, усещащи неудовлетворение на служителите от хибридния начин на работа.

Как ще се променят моделите на работа?

В браншовете, в които в момента, толкова време след отпадане на здравните ограничения, наблюдаваме изцяло или частично дистанционна работа, този модел ще продължи дългосрочно. Офисът ще се превърне в място за срещи и екипна работа - едно от многото ни работни места. Ще си отиде мисленето, според което физическото местоположение определя естеството на дейността ни. Очаквам и промени в системите за оценка на работата и възнагражденията в посока изпълнение на поставени цели и постигнати резултати от работата, а не отчитане на отработени часове. Гъвкавостта в работното време ще последва тази в работното място и това ще се наложи като удовлетворяващ модел на работа и за организациите, и за техните служители.

Ивайло Банков: Хибридният модел ще се запази трайно

Ивайло Банков е директор „Човешки ресурси“ и част от старшия лидерски екип на Experian България. Има над 15 г. опит в сферата на човешките ресурси в сектори като телекомуникации, енергетика и консултиране. Част е от българския офис на фирмата от 2020 г. - Снимка Experian

Г-н Банков, какъв е работният режим във Вашата компания? Какви са най-големите предизвикателства  при онбоардинга на нови служители?

В Experian работим в хибриден режим на работа. Той беше въведен в компанията преди пандемията и дава на служителите ни възможност да извършват служебните си задължения както от офиса, така и от вкъщи. Що се отнася до онбординга на нови служители, бих казал, че хибридният начин на работа не създава предизвикателства. Направихме промени в програмата, така че в първия си работен ден насърчаваме новите колеги да бъдат в офиса. Стимулираме продуктивността, като осигуряваме на служителите свобода да работят в най-подходящ формат за тях.

Има ли национални специфики?

За колегите ни в България категорично хибридният начин на работа е предпочитаният. В последното международно проучване Great Place to Work на глобално ниво сред екипа, 94% от колегите ни тук споделят, че гъвкавият начин на работа им помага да са по-продуктивни. Тази статистика ни показва, че хибридният режим е предпочитан у нас.

В проучване на HRS се твърди, че близо две трети от анкетираните работодатели предлагат хибриден модел на работа. Дистанционната работа все още е предпочитана от близо 46% от служителите.Къде и как се пресичат тези две гледни точки и в какво се разминават?

Пресичат се в осъзнаването, че работата от вкъщи носи много ползи от гледна точка на това хората да могат да балансират добре между личния и служебния си живот. Стремежът на работодателите да подсигурят и време в офиса се базира на желанието хората да се чувстват част от по-голямо цяло. Често чуваме обратна връзка, че служителите ни искат да имат свободата на хибридния модел на работа, но и оценяват възможността да се виждат лице в лице. Доста от колегите посещават централата често за срещи с екипа и с ръководството или за неформални нетуъркинг събития.

В кои сектори еволюцията към хибриден модел е неизбежна?

Несъмнено технологичният сектор се утвърди като пионер в прилагането на хибридния начин на работа и той ще се запази, защото това са очакванията на служителите. Смятам, че гъвкавият начин на работа носи и би могъл да донесе още много предимства на служителите и клиентите в сектори като финанси, образование и обучение, консултантски услуги, маркетинг и много други.

Какви нови модели на работа очаквате?

Хибридният модел на работа ще се запази трайно в бизнеса, защото осигурява по-голяма гъвкавост, по-ефективно съчетаване на личния и професионалния живот и по-висока продуктивност и удовлетвореност. Посоката, в която е важно да вървим, е да направим така, че съвременните технологии да улеснят този модел и да направят дистанционната екипна работа още по-продуктивна.

Текстът е част от бр. 122 на сп. „Икономика“. Публикува се в Economic.bg по силата на партньорско споразумение между двете медии. Темите и мненията са подбрани от екипа на списанието и не съвпадат непременно с редакционната политика на Economic.bg.