Моят дом е моят офис

2020 г. има няколко имена, но едно от тях със сигурност е „хоумофис“. Поради глобалната извънредна ситуация при бизнесите, при които това беше възможно, работата вкъщи замени обичайния работен ритъм

2020 г. има няколко имена, но едно от тях със сигурност е „хоумофис“. Поради глобалната извънредна ситуация при бизнесите, при които това беше възможно, работата вкъщи замени обичайния работен ритъм. Според проучването WFH in the Age of Coronavirus (Работа от вкъщи по време на коронавирус ) на Construx Software от април 2020 г. с данни от 63 държави по света, преди извънредното положение 78.6% от анкетираните не са работили от дома си често, а след него 97% изпълняват задачите си от вкъщи. Наличието на технически и социални решения за комуникация и за продуктивна работа без личен контакт е позволило да се направи сериозна стъпка към дългосрочна промяна на корпоративната среда.

Но интерпретацията на хоумофиса като възможност или заплаха зависи от това доколко дадена организация може да осъществява дейността си онлайн и обективно разполага с време и ресурси технически да обезпечи и обучи персонала си, при минимален риск за физическото и психичното благополучие, казва д-р Юлика Новкова, бизнес психолог.

Тя цитира данни от съвместно изследване, заедно с Милен Великов, мениджър „Човешки ресурси“, проведено седмици след началото на извънредното положение у нас. То показва, че отговорът на въпроса как работата от вкъщи влияе върху продуктивността, не е еднозначен. При запитани над 1900 служители в проучването, 57% от тях са преминали изцяло към работа от дома, а 27% са продължили да се трудят от обичайните си места. За 31% няма промяна в обема работа, при други 33% работата в организацията е намаляла, а при 22% работата се е увеличила след въвеждането на хоумфис.

Следователно въпросът е как работим от вкъщи. „При организациите, които досега не предлагаха форма на работа от дома, най-големите трудности произтекоха от липсата на инструменти за дигитализиране на процесите, както и липсата на технически умения и сформирани процеси за изпълнение на задачите. Фокусът беше „оцеляване“. Рискът от спад на продуктивността беше висок, когато мениджмънтът не е подготвен да подкрепя екипа си в новите работни условия. Организациите, които отдавна прехвърлят част от процесите си или изцяло оперират онлайн, получиха „възможности за растеж“. Резултатите от работата лесно се проследяват чрез системите за отчетност, важно беше и как се чувстват всички хора в процеса“, пояснява тя.

А Дата Про –  компания в областта на информационните услуги и бизнес разузнаването, предлага от години опцията за работа от дома, но пандемията предизвиква нужда от промени, особено при отделите, които обичайно работят в офиса. До началото на 2020 г. от възможността за хоум офис се възползват между 20 и 30% от служителите на компанията, както на оперативно, така и на мениджмънт ниво. След извънредното положение очакванията са този процент да се увеличи може би до 50-60% от служителите в краткосрочен план.

„В рамките на 2 до 3 седмици след въвеждането на 100% хоум офис продуктивността и ефективността се стабилизираха, така че реално това не се отрази на бизнеса. Да остане близо до служителите си, това, мисля си, бе по-голямото предизвикателство пред мениджмънта“, пояснява Милена Илиева, Директор “Човешки ресурси” в компанията. Според нея да се създава и развива среда на „прозрачен“ и навременен диалог между компанията и служителите, ще е едно от предизвикателствата, които ще останат и след края на пандемията.

Юлика препоръчва да се прилага принципа на минимализма едновременно в обектна и дигитална среда – да се идентифицират и прилагат най-малките нужни промени, водещи до най-високи, субективно и обективно възприети ефективни резултати. Добре е организацията да оказва проактивна и емпатична подкрепа на ключовите служители, за които се вижда, че имат нужда, за да ги предпази от бърнаут. „Малките въпроси в нужния момент, когато нещо не е наред - като например „Как си?“, „Какво ти пречи днес да си свършиш задачите“ - носят лекота в общуването и за двете страни“, допълва тя.

Под бранда #StayTоgether А Дата Про стартира инициативи за неформално общуване на хората в компанията, работилници за най-малките и чат канал за полезна информация по време на извънредното положение. Създава се вътрешен подкаст, чрез който мениджмънтът дава повече контекст по отношение на организацията и бизнес средата, като по този начин достига до по-широк кръг от служители. „Всички осъзнахме нуждата един от друг, оценихме сътрудничеството между различните екипи и отдели и необходимостта от синергия между хора и технологии, за да се адаптираме бързо към променящите се условия. Това по-скоро дава тласък на определени процеси, които бяха стартирали преди и независимо от пандемията“, пояснява Милена. Затова и в бъдеще фирмата все повече ще залага на комуникационните умения, адаптирането към промени, гъвкавост и мислене извън кутия, проактивност, сътрудничество при наемането на персонал, защото тези умение се оказали ключови в извънредния период.

И двете ми събеседнички отправят няколко важни съвета към мениджърите, които вероятно в бъдеще ще работят с още по-повече разпръснати екипи.

„Кризите са кризи, защото засягат хората. Понякога мениджърите попадаме в капана да гледаме цифри и показатели, чрез които да търсим решения за компанията. Вместо това нека обърнем внимание на хората в екипа ни. Поддържайте активна комуникация с тях, подкрепяйте ги“, казва Милена.

„Дигитализацията на бизнеса позволява да намалим натиска за резултати, докато повишаваме привързаността на служителите чрез грижа. Добре е да оказваме проактивна и емпатична подкрепа на ключовите си служители, за които виждаме, че имат нужда, за да ги предпазим от бърнаут. Добра практика е мерките за продуктивност да обхващат и субективното благополучие, позволявайки на служителите да се чувстват свободни да контролират обемите от работа за ден/седмица в рамките на разумното, но при ясни критерии за добро изпълнение “ допълва Юлика.

Според нея организацията трябва да остава отворена към нуждите на клиентите и служителите си чрез трансформационни модели за управление на хора, процеси и задачи, защото понякога именно така се раждат креативните и иновативни решения, които повишават конкурентоспособността на цялата организация.

Милена завършва: „Не губете по-широкия поглед върху ситуацията. Ако делегирате отговорността тук и сега, ще можете да се фокусирате върху по-дългосрочните предизвикателства и възможности от ситуацията, което би било само от полза за устойчивостта на екипа и компанията ви в бъдеще“, завършва Милена.